Die Arbeit im Home Office ist spätestens seit der Corona-Pandemie für viele Arbeitnehmer zur neue Normalität geworden. Doch wie ist das Home Office nun nach dem Ende der Pandemie für Grenzgänger aus Österreich in der Schweiz geregelt?
Welche Möglichkeiten gibt es für Grenzgänger weiterhin aus dem Ausland für einen Schweizer Arbeitgeber zu arbeiten? Was sind die Limitierungen? Und wo muss unter diesen Umständen die Grenzgänger Krankenversicherung und Sozialversicherungen bezahlt werden?
Inhaltsverzeichnis
Wie sich die Arbeitswelt verändert
Für Grenzgänger war das Pendeln immer ein wichtiger Bestandteil. Im ursprünglichsten Sinne des Wortes, geht es darum, über Grenzen des Heimatlandes zu gehen und eine Tätigkeit in einem anderen Land auszuüben. Das Homeoffice widerspricht dieser Bedeutung eigentlich per se.
Doch nicht nur die Corona Pandemie, bei der viele Arbeitnehmer von daheim arbeiten mussten und viele Firmen feststellen, dass das auch möglich ist führte zu ganz neuen Erfahrungen. Das galt auch für Grenzgänger und ihre Arbeitgeber. Und so erfreuen sich immer mehr daran, die Grenzen häufiger mal nur virtuell zu übertreten im Homeoffice im Heimatland arbeiten.
Auch die fortschreitende Digitalisierung und veränderte Arbeitsprozesse, schafften viel mehr und flexiblere Möglichkeiten, von denen Arbeitnehmer profitieren können. Das führte zu einem Umdenken, das auch bei einem Grenzgänger-Status mehr Optionen bietet, ihre Arbeitszeit im Homeoffice und den Ort ihrere Arbeit flexibler zu gestalten.
Grundsätze für das Homeoffice
Grenzgänger müssen sich auch im Falle von einer Tätigkeit im Homeoffice an die geltenden Arbeitszeitgesetze halten und sicherstellen, dass ihre Arbeitszeit im Homeoffice korrekt erfasst wird. Dies umfasst auch die Festlegung von Ruhepausen und die Einhaltung der maximal zulässigen Arbeitszeit am Arbeitsplatz im Homeoffice.
Auch sollte Klarheit über Fragen des Versicherungsschutzes und der arbeitsvertraglichen Bedingungen herrschen. Arbeitgeber und Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice die gleichen Rechte und Standards genießen wie im Bereich des Büros. Grundsätzlich ist eine Homeoffice Regelung immer von der Zustimmung des Arbeitgebers abhängig.
Verpflichtungen des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer muss während der vereinbarten Arbeitszeit im Homeoffice erreichbar sein und seine Arbeit entsprechend den Anforderungen des Arbeitgebers erledigen.
Die Arbeitnehmenden sind auch im Homeoffice dazu verpflichtet, sensible Unternehmensdaten und Informationen vertraulich zu behandeln und alle erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit zu ergreifen. Dazu gehört beispielsweise die Nutzung sicherer Passwörter und die Verschlüsselung von Datenübertragungen und Dinge ähnlicher Art.
Sozialversicherungen beim Grenzgänger im Homeoffice
Wenn Grenzgänger und Grenzgängerinnen im Homeoffice im Ausland arbeiten, muss zunächst einmal geklärt werden, welches Land für ihre Sozialversicherung und Lohnsteuer zuständig ist. Entscheidend dafür ist, wie viel Zeit sie im Land des Wohnsitz oder am Arbeitgebersitz arbeiten.
Während der Corona Pandemie wurden – aufgrund der besonderen Siutation – vorher geltende Regelungen zur Telearbeitzeit aufgelöst und die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten wurde für Grenzgänger stark ausgeweitet. Diese Erleichterungen liefen Mitte 2022 aus und eine neue Regelung musste her.
Erhöhung der möglichen Telearbeitzeit – auch nach der Pandemie
Im Juli 2023 wurden Änderungen beschlossen, von denen Grenzgängerinnen und Grenzgänger profitieren, wenn sie im Homeoffice in einem anderen Staat als dem ihres Unternehmens arbeiten. Ein Abkommen zwischen zahlreichen europäischen Staaten regelt, dass Beschäftigte bei grenzüberschreitender Telearbeit mehr Zeit im Homeoffice verbringen können, ohne ihre Sozialversicherungspflicht zu ändern.
Unter 50 % Regelung ab 1.7.2023
Früher galt, dass die Sozialversicherung des Wohnsitzlandes einsprang, wenn ein Beschäftigter mehr als 24,99 Prozent seiner Arbeitszeit im Homeoffice verbrachte. Doch durch das Abkommen wurde diese Grenze nun dauerhaft auf 49,99 Prozent angehoben. Das bedeutet, dass auch bei einer Homeoffice-Tätigkeit von bis zu 49,99 Prozent weiterhin die Sozialversicherung des Staates, in dem sich der Unternehmenssitz befindet, greifen kann. Diese Regelung wurde im Anschluss an die Sonderregelung während der Coronapandemie eingeführt und ist seit dem 1. Juli 2023 in Kraft.
Nach Angaben des Spitzenverbands der Krankenkassen haben neben Deutschland 17 Staaten das Übereinkommen unterzeichnet.
Solange die Telearbeit weniger als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit ausmacht, bleibt die Zuständigkeit der Sozialversicherung im Land des Arbeitgebers bestehen. Überschreitet die Telearbeit die festgelegte Obergrenze, müssen Grenzgänger mit erheblichen Einschränkungen rechnen.
Wen betrifft die Änderung?
Die neue Vereinbarung betrifft Grenzgänger, die in der Schweiz arbeiten und in bestimmten Staaten der EU und der EFTA leben. Sie erlaubt es ihnen, bis zu 50% ihrer Arbeitszeit grenzüberschreitende Telearbeit von ihrem Wohnsitzland aus zu leisten, während die Zuständigkeit der Sozialversicherungen im Land ihres Arbeitgebers verbleibt.
Darüber hinaus gilt diese Regelung nicht für Selbstständige oder Personen, die zusätzlich zu ihrer Telearbeit im Wohnsitzland eine weitere Tätigkeit ausüben.
Schweizer Arbeitgeber benötigt Bescheinigung A 1
Für die Umsetzung der Vereinbarung für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, müssen Schweizer Arbeitgeber eine Bescheinigung A1 über die Plattform ALPS beantragen. Dabei ist zu beachten, dass Anträge bis Ende Juni 2024 rückwirkend zum 1. Juli 2023 (bzw. ab dem 1. Januar 2024 für Italien) ausgestellt werden können.
Sonderregelungen
Es ist auch möglich, Arbeitnehmer vorübergehend und punktuell vollständig grenzüberschreitende Telearbeit (100% der Arbeitszeit) ausüben zu lassen, solange die Voraussetzungen für eine Entsendung erfüllt sind und die Höchstdauer von 24 Monaten nicht überschritten wird. Dies betrifft Situationen wie die Betreuung von Angehörigen im Ausland oder die vorübergehende Schließung von Büroräumen.
Diese Auslegung gilt auch für Entsendungen ins Vereinigte Königreich, jedoch nicht für Entsendungen in Staaten außerhalb der EU/EFTA mit bilateralem Sozialversicherungsabkommen.
Grenzgänger, Homeoffice und die Steuer
Für steuerliche Fragen ist zu beachten, dass bei Telearbeit im Ausland die Besteuerung dem Tätigkeitsstaat zugesprochen wird. Die genaue Vereinbarung kann je nach Land variieren und sollten im Doppelbesteuerungsabkommen nachgelesen werden.
Einige Länder, wie die Schweiz mit Deutschland oder Italien, haben eine multilaterale Vereinbarung getroffen, wonach Arbeitstage grundsätzlich weiterhin im Arbeitsortland besteuert werden, auch wenn der Arbeitnehmer nicht physisch in der Schweiz arbeitet. Diese Regelung gilt auch nach der Pandemie für einige EU /Efta Staaten.
Regelung für Österreich
Jedoch gibt es zwischen der Schweiz und Österreich keine solche spezielle Vereinbarung. Daher gelten keine Sonderregelungen für die Besteuerung der Erwerbseinkünfte im grenzüberschreitenden Verhältnis zwischen diesen beiden Ländern. Das bedeutet, dass für die Home-Office-Tage, an denen der Arbeitnehmer nicht physisch in der Schweiz arbeitet,das schweizerische Quellensteuerrecht entfällt.
Quellsteuerabzug
Grundsätzlich unterliegen Arbeitnehmer mit ausländischem Wohnsitz dem Quellensteuerabzug für ihr in der Schweiz erzieltes Erwerbseinkommen aus unselbständiger Tätigkeit. Dies betrifft Kurzaufenthalter, Wochenaufenthalter und Grenzgänger, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit. Die physische Anwesenheit am Arbeitsort in der Schweiz ist dabei entscheidend.
Wenn der Arbeitnehmer jedoch nicht physisch in der Schweiz arbeitet, sondern im Homeoffice im Ausland tätig ist, fehlt laut internem schweizerischem Recht eine gesetzliche Grundlage für die Quellenbesteuerung.
Mögliche Doppelbesteuerung
Es ist hier wichtig zu prüfen, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen Anwendung findet. Gemäß dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Österreich steht dem Arbeitsortland grundsätzlich ein Besteuerungsrecht zu. In Österreich ansässige Arbeitnehmer, die in der Schweiz arbeiten, werden mit den üblichen Quellensteuertarifen besteuert. Derzeit vermeidet Österreich in den meisten Fällen jedoch die Doppelbesteuerung durch Anrechnung der schweizerischen Quellensteuer.
Fazit: Grenzgänger Schweiz & Home Office durchaus möglich
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Aufkommen des Homeoffice für Grenzgänger in der Schweiz eine Reihe neuer Herausforderungen und Möglichkeiten mit sich gebracht hat. Traditionell war das Pendeln über Grenzen hinweg ein fester Bestandteil des Arbeitslebens für Grenzgänger. Doch die COVID-19-Pandemie zwang zahlreicheArbeitnehmer dazu, von zu Hause aus zu arbeiten, und die damit verbundenen Erfahrungen haben die Arbeitsweise nachhaltig verändert.
Die Flexibilisierung von Arbeitsprozessen und die fortschreitende Digitalisierung haben es Grenzgängern ermöglicht, ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort flexibler zu gestalten. Allerdings sind dabei bestimmte Grundsätze zu beachten. Grenzgänger müssen die geltenden Arbeitszeitgesetze verstehen und sicherstellen, dass ihre Arbeitszeit korrekt erfasst wird. Auch müssen klare Regelungen bezüglich Versicherungsschutz und arbeitsvertraglicher Bedingungen vorhanden sein, damit Grenzgänger die gleichen Gesetze und Standards im Home Office genießen wie im Büro.
Auf der anderen Seite sind auch Arbeitnehmer im Home Office dazu verpflichtet, während der vereinbarten Arbeitszeit erreichbar zu sein und ihre Arbeit entsprechend den Anforderungen des Arbeitgebers bezüglich Sicherheit und den Anforderungen des Unternehmens zu erledigen. Sie müssen sensible Unternehmensdaten vertraulich behandeln und Maßnahmen zur Datensicherheit ergreifen.
In Bezug auf Sozialversicherung und Lohnsteuer unterliegen Grenzgänger, die im Homeoffice im Ausland arbeiten den Gesetzen des Landes, in dem sie arbeiten. Es wurden Änderungen beschlossen, die Grenzgängern ermöglichen, mehr Zeit im Homeoffice zu verbringen, ohne ihre Sozialversicherungspflicht in der Schweiz zu ändern. Diese Regelungen gelten jedoch nur bis zu einer bestimmten Grenze von 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit im Homeoffice.
Bezüglich der Frage, in welchem Land Steuern auf die Arbeit entrichtet wird gelten zwischen verschiedenen Ländern unterschiedliche Regelungen. Das gilt insbesondere in Bezug auf die Besteuerung von Erwerbseinkommen im Home Office. Einige Länder haben spezielle Vereinbarungen getroffen, während andere keine solchen Sonderregelungen haben. In jedem Fall sollte sorgfältig geprüft werden, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen Anwendung findet und welche steuerlichen Konsequenzen dies für Grenzgänger, die im Homeoffice arbeiten hat.
